業務効率化・経費削減をお考えの企業さまへ
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『Great Sign』は法務省の求める電子証明書の要件を満たす「商業登記に利用可能な電子署名サービス」と認められ、法務省公式サイトにも掲載されているサービスです。オンラインでの登記申請をはじめとする各種手続きを、よりカンタンかつスピーディーにおこなえます。
契約書を電子化するメリット
契約書のやり取りに関わる
コストを大幅削減
従来の紙による契約書のやり取りは、まず用紙に印刷して製本し、印紙と返信用封筒などを添えて郵送するなど、細々とした経費が幾重にもかかりました。内容変更が生じれば再度やり直しです。
しかし、電子契約ならやり取りはすべてオンラインのためペーパーレス。これまで必要だった契約書の作成から郵送、返送にかかる経費がすべて不要になります。内容変更もカンタンです。
契約書を取り交わす件数が多い企業さまほど、導入の効果を大きく実感いただけることでしょう。
契約書締結までの
スピード大幅アップ
紙の契約書の場合、契約書を作成して印刷、封入して郵送したのちに契約相手が受け取り、内容を返送するまでにおよそ1週間はかかります。
取引先の担当者が契約書を受け取り損ねたり、返送し忘れたりすれば催促の連絡をする必要もあり、さらに時間がかかってしまいます。
電子契約であれば基本情報は入力済みになっており、最小限の入力とチェック、署名だけで締結完了。ログインすると、契約業務がどこまで進んだか進捗も確認できます。
コンプライアンスの
強化が図れる
電子契約であれば、契約書がすべてクラウド上のデータとして保管されるため、紙の契約書のように場所を確保して長期にわたり厳重に保管しておく必要がありません。
また、現物で保管しなくなれば、原本を紛失や破損、もしくは盗難されたり、内容を改ざんされたりするリスクがなくなります。
また、電子契約の電子署名とタイムスタンプは複製が困難であり、万が一改ざんされてもすぐ確認できるため、結果的にコンプライアンスの強化につながります。
電子契約サービス『Great Sign』の特長
重複課金がされない
多くの電子契約サービスは契約書の送信ごとに料金が課金されます。しかし、『Great Sign』では締結が完了した分だけ。
契約書の内容変更や中止が発生した場合に、ムダに課金されることがありません。
取引先は登録不要
電子契約サービスによっては、契約書を交わす双方がサービスに有料の利用登録をしなくてはなりません。
『Great Sign』であれば取引先の登録は不要。電子契約の導入からお願いしなくてはならないという手間がありません。
LTVにより長期契約にも対応
通常、電子契約で取り交わす電子署名やタイムスタンプの有効期限は10年。長期契約に不向きでした。
その点、『Great Sign』はLTV（長期検証）を導入、全プランでタイムスタンプが自動更新されるため、長期契約にもご利用いただけます。
複数人でも管理がしやすい
アカウントにログインするだけ、場所を問わず複数人で契約書のデータや進捗を閲覧・共有できます。
また、ユーザーにはそれぞれ「最高管理者」「管理者」「一般」「閲覧」と4種類の権限を付与できるため、複数人でも管理しやすいです。
テンプレートを選ぶだけ
これまで契約書の作成といえば書類のデータを作成し、内容が変わる度に修正をおこない、印刷、製本など多くの手間が掛かっていました。
『Great Sign』にはテンプレート機能があるため、都度契約で使いたい書式を選び、宛先を設定するだけで取引先への送付が完了します。
既存の契約書も電子化できる
これまで場所をとって、厳重管理しなくてはならなかった紙の契約書も電子化し、システム内で一元管理することも可能です。
この契約書は紙、あれは電子、と管理の面倒を減らせます。（※追加オプション）
『Great Sign』のサービス概要
『Great Sign』のおもな機能
- すべてオンライン完結 パソコンやタブレットなど、端末ひとつでどこでも契約を締結できます。契約書データもクラウドに保存され、いつでも確認できます。
- LTV長期保証 10年以上の長期契約であっても電子署名、タイムスタンプを失効しません。
- Adobe認定証明書（AATL）を採用 Adobe社が信頼する認証局の基準（AATL）に適合する電子署名を採用しています。署名情報はAdobe社製アプリケーションで検証が可能です。
- 取引相手は登録不要 契約書を取り交わす相手の方は『Great Sign』に登録せずとも契約を締結できます。また、三者間以上の契約にも対応しています。
- 既存契約書の取り込み 既存の紙の契約書を取り込み、オンラインで一括管理することもできます。※追加オプション
- IP制限/本人確認機能 契約書を取り交わす相手が本人に間違いないか、IP制限や認証を設けることもできます。※追加オプション
『Great Sign』で電子契約を締結する手順
『Great Sign』を導入すると、たった3ステップでカンタンに契約を締結できます。その手順をご紹介します。-
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STEP01契約書の作成
電子署名とタイムスタンプを生成、契約書を作成して取引先にメールで送付します。
テンプレートもあるため、契約書はカンタンにすぐ作成できます。
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STEP02取引先が確認
取引先が電子契約書の内容を確認します。
問題なければ同様に電子署名とタイムスタンプを生成し承諾、返送します。この際、ログインするだけで誰でもリアルタイムの進捗を確認でき、何度内容の変更が生じても重複課金されません。
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STEP03契約の締結
両社の電子署名が確認できたら、締結完了です。
両社がそれぞれデータを保管します。このデータはログインするだけでいつでも確認できます。
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ご利用の流れ
よくあるご質問
- 電子契約を利用して締結した文書は法的に有効ですか？
- はい、電子契約は以下の法律で有効性を認められています。
- 「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例の関する法律」
- 「民間事業者などが行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」および「民間事業者などが行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備などに関する法律」（e文書法）
- 「電子署名及び認証業務に関する法律」
- すべての契約で利用できますか？
- 電子契約は多くの契約書において法的効力が認められています。
ただ、現状では以下のような契約に関して電子化が認められておらず、紙で取り交わす必要があります。
- 定期借地契約
- 定期建物賃貸借契約
- 投資信託契約の約款
- 特定商品取引法で書面交付義務が定められているもの
- すべての契約で利用できますか？
- 解約後、書類のデータをシステム上では確認できなくなります。ただ、事前にダウンロードしていただけば、パソコンに保存したファイルでいつでもご確認可能です。ご解約前は忘れずにダウンロードをお願いいたします。なお、電子署名とタイムスタンプの締結時の有効期間は変わらないため、退会後も確認可能です。
会社概要
| 会社名 | 株式会社ロードマップ ≫ 公式サイト |
| 所在地 | 〒176-0001 東京都練馬区練馬1-18-18 ヴェルデ・ヴィラ2階 |
| 代表 | 代表取締役 石川 真実 |
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